規程の原本管理と配布
原本・配布版の一元管理
原本管理を容易にし、利用者は常に最新版を取得
組織運営、事務執行に関する規程や業務の手順書は、確実な最新版公開と周知徹底が必要です。
QuickBinderにより運用をシステム化すると、文書作成時にはワークフローにより承認を実施でき、公開日前の事前登録や旧版管理、公開用PDFの自動生成などで、管理工数を削減する事ができます。また、配信機能により、周知徹底が可能となります。
利用者は常に最新版を取得し、業務現場の旧版文書取り違えを防止します。
適用業種
課題
- 原本、配布版の不一致が発生する
- 配布用PDFを作成するのが大変
- 版、期限などをきちんと管理したい
- 各部署への配布の手間、コストを削減したい
ご提案のポイント
- ワークフロー承認
- 公開用PDFは自動生成
- 重要事項の周知徹底
- 確実で手間のない版管理
- 期限付き事項は期限を管理
- 各部署への配布の手間、コストを削減
導入効果
- 年間1万枚のペーパーレス（エコ効果）
- ファイル棚の節約
- ファイリング作業が年間262時間削減
- 必要な書類の取り出しの所要時間が平均１０分から１分以内に短縮
