業務最適化型文書管理 QuickBinder
第一三共株式会社様は2007年4月、契約書管理システムを再構築されました。その基本要件は、高度なセキュリティ機能を確保するとともに、業務部門がタイムリーに契約書を参照して活用できる仕組みを実現することでした。同社は、その要件を満たすソフトウェアとしてintra-mart QuickBinderを選択されました。
企業活動に文書の作成・保管はつきものです。企業の文書には機密情報が含まれています。なかでも、契約書は機密情報の固まりといっても過言ではありません。契約書の管理システムに求められるのは高いセキュリティ機能です。 同時に、利便性も大切です。契約更新や、新しいビジネスを企画する際には 詳細な契約内容を確認することが欠かせません。契約書の管理は、安全に保管するにとどまらず、必要なタイミングで参照できる機能が求められています。第一三共株式会社様では、高いセキュリティ機能と利便性を実現すべく契約書管理システムの仕組みを抜本的に見直しました。その基本的な姿勢は、「1つのコンセプトでつくること」（IT企画部長の梅澤 仁氏）でした。現状に引きずられずに、あるべきシステムの検討を進めたの です。従来の契約書管理システムは、契約期限が近づいていることを知らせることがメインの機能でした。参照できるデータは契約書名や担当部門名などに限られ、契約内容を知るためには契約書そのものにあたる必要があり、利便性の向上が求められていました。新たな契約書管理システムの構築に際して同社が目指したのは、「業務部門が契約書をあたかも手元に 置いてあるかのように業務を遂行できるようにすること」（法務部契約グループ 課長代理の宮田知則氏）でした。
そして2007年4月、同社は、大量の契約書をイメージデータベースに取り込んだ新契約書管理システムの稼働を開始させています。契約の内容や主管部門の名称等によって契約書を素早く検索できるシステムが実現されたことによって、各業務部門は自部門の業務で必要とする契約書を随時、参照できるようになりました。また、画面に一覧表示される件数が多いこと、各契約書の管理項目が豊富なことによって使い勝手のいいシステムが実現でき、「法務部としては満足しています」（宮田氏）と評価されています。新しい契約書管理システムをスタートさせた同社はいま、業務部門における契約書の活用をさらに広めていこうと取り組んでいます。同社が作成する契約書は年々増加が見込まれています。そうしたなか、必要とする契約書が素早く参照できるintra-mart QuickBinder が業務部門の仕事のスピードアップを支えていくと期待されています。
情報漏えい防止と利便性を両立できる契約書管理方法を実現するために、同社は、
の構築を目指しました。同社は、様々な文書管理製品を比較したうえでintra-mart QuickBinderの導入を決定しました。 intra-mart QuickBinderは、高い開発生産性を実現する統合型フレームワークであるintra-mart上で機能する製品で、他のアプリケーションとの連携・拡張が容易という特徴をもっています。 同社がintra-mart QuickBinderを採用する決め手となったのは、高度な セキュリティ機能でした。印刷禁止や外部に持ち出したファイルは開けない機能によって「外部に漏えいする心配がない」（IT企画部推進グループ 主査の矢野克治氏）ことが評価されたのです。 intra-mart QuickBinderの採用を決定した同社は、使い勝手のいいシステムとするべくシステム設計上の検討を進めるとともに、契約書の管理項目を新たに整理して入力するなど、導入準備を進めました。
