業務最適化型文書管理 QuickBinder
キリンビール株式会社を中核とするキリングループ様は、よりよい文 書管理体制の実現に向け、数年間かけて新しいシステムの構築を模索。文書管理の効率化はもちろん、社員間のコミュニケーション促進 やセキュリティ対策などの要件も総合的に満たすシステムとして、intra-mart QuickBinderに注目されました。2006年8月に稼動した同システムの利用者は、グループ全体で1万数千人にも上ります。
キリングループが新システムの導入に際して特に重視したのは、“動的な文書管理”を可能にすること。文書を保管するだけの機能しかなかった過去のシステムではサーバ内のデータが増える一方で、そのなかから目的の文書を探し出すだけでも苦労を強いられているのが実状でした。「個々の文書には有効期限があるのに、不要になった文書もそのまま保管されているのは問題でした。intra-mart QuickBinderなら、ファイルバンクへの保管時に有効期限を設定して、期限がきたら自動的に削除する、別の場所にアーカイブするなど、文書のライフサイクルを意識した整理ができます。また、ファイルバンクへの投稿時にアクセス権を設定できるのも魅力でした。多くのソフトはフォルダ単位でしかアクセス権の設定ができないのに対してintra-martQuickBinder は文書ごとに設定することが可能なんです」（キリンビジネスシステム株式会社情報技術統轄部 ワーキングスタイル変革グ ループ・加藤善裕氏）。 公式文書や決裁申請書のような重要文書に設定されるアクセス権は、自動的に承認フローをたどって適正かどうか判断されるため、必然的にセキュリティ機能を強化することにもつながりました。
キリングループでは、部署や組織単位ではなく、派遣社員まで含めた個々の社員に、文書へのアクセス権の設定権を与えています。「当初はそのことに抵抗を覚える社員が多かったようですが、今では文書は誰でも閲覧できるものではないという概念がすっかり浸透し、セキュリティに対する意識改革を促す結果となりました」（加藤氏）。 当面の課題は、承認フローを通らない文書のアクセス権の設定基準に曖 昧なところがあるため、明確なルールの整備を進めていくこと。配信者 には文書をより多くの人に見せたいという意識が働きがちで、「お知らせボックス」に必ずしも重要ではない文書が配信される傾向があるため、その点でも指針づくりが必要と加藤氏は指摘します。 同システムの利用者は約1万5600人。運用ルールの整備は、intra-mart QuickBinderをより一層機能的に活用することに直結するはずです。
キリングループは文書を「情報マーケット」「一般文書」「公式文書」「決 裁申請書」の4 種類に大別し、intra-mart QuickBinder をファイルバ ンクとした文書管理システムと、全社ポータルシステム「Wing」のスム ーズな連携を実現。ポータル画面には「お知らせボックス」を設け、「気 づき」を必要とする文書が配信されるとアラーム表示されるしくみを整 えました。能動的に情報にアクセスしたい場合は、カテゴリを選択しての検索も、全文検索をすることも可能です。 「その結果、情報の流れが格段にスムーズになり、グループ会社間の意思疎通も向上。マーケティングに役立つ情報共有の面でも活性化が図れたと思います。また、決裁書の流通がスピードアップするとともに、他の部 署が切った決裁なども参照できるので、『どこの部署が何をしているか』 を把握できるようになりました」（加藤氏） 2008 年5 月現在、ファイルバンクに格納されている文書数は、情報マ ーケット約1万1200、一般文書約6000、公式文書約1700、決裁申 請書約1400にも上ります。intra-mart QuickBinder導入以前は、発信された文書の重要度を一つひとつ部署長が判断し、必要と思われるメンバーにメールで再配信していましたが、その手間もなくなりました。 個々の文書を「誰に配信するべきか」「誰が閲覧可能か」の2つの軸でしっかり管理することは、業務そのもの大幅な軽減にもつながったのです。
