業務最適化型文書管理 QuickBinder
分散機や撹拌機をはじめとする機械設備の製造にとどまらず、塗料、製紙、セラミックスなど各種製造プラントの生産ラインの総合設計まで幅広く手がける浅田鉄工株式会社様は、膨大な図面データを管理するためのシステムとして、intra-mart QuickBinderを採用。必要なデータの検索および出力の効率を大幅に向上されました。
多様なクライアントに様々な機械設備を提供するとともに、プラントなどの生産ラインの総合設計まで行う同社にとって、図面データを必要な時に素早く閲覧・出力できる仕組みを欠くことはできません。ところが、旧来のシステムでは端末が技術部の専用機として設置されており、例えば営業部の社員が図面を見たり印刷したりするには、わざわざコピー室まで足を運ぶ必要がありました。「老朽化によるトラブルも起こるようになり、本格的な改善の要に迫られました。どうせリニューアルするなら、旧システムの改良ではなく、新しいシステムに刷新しようという方向で検討を始めたんです」（技術部課長・橋本真一氏）。そこで目を向けたのが、intra-mart QuickBinder。「当社では生産管理の基幹システムにNTTデータ関西のscawを採用していることから、Webシステムとして連携させられるintra-mart QuickBinderがベストな選択なのではないかと判断しました。図面管理の機能性という点だけをクローズアップして他社のソフトウェアと比較しても遜色なく、バスケット機能を当社向けにカスタマイズすることで、利便性の飛躍的な向上も期待できました」と、総務部情報システム課主任の加藤健夫氏は導入の経緯を振り返ります。
同社では、intra-mart QuickBinderをさらに有効活用するための方策を模索しています。「図面管理システムとしては申し分がないのですが、基幹システム・生産管理システムとの連携がまだ十分にはとれていないのが現状です。せっかくintra-mart QuickBinderを導入したのですから、各システムをうまくリンクさせて、さらに業務効率を高めたいですね」（加藤氏）。また、紙ベースで管理している部品票や取扱説明書などをintra-mart QuickBinderでデータベース化することや、会社全体の文書管理システムとして応用することも構想中。本社の敷地内にあった工場を移転させて新工場を今年オープンさせるなど、生産性を一層拡大させつつある浅田鉄工は、intra-mart QuickBinderによる業務プロセスのさらなる効率化を見据えています。
正式に導入を決定した同社は、準備期間を経て2006年9月からデータの移行作業を開始し、およそひと月後に新システムを稼動させました。同社が管理する図面は製作図（個々の部品図）と姿図（全体の外形図）に大別され、その総数は13万件余りにも上ります。以前は、前述したようにコピー室まで出向いて必要とするデータを一件一件検索しては閲覧・出力しなければなりませんでしたが、バスケット機能を搭載したintra-mart QuickBinderでは、社員がそれぞれのPCで複数のデータを一気に検索してバスケットに保管、その中から必要に応じてダウンロードしたり印刷したりできるようになりました。「旧システムでは20回の手間をかけていたものが、今は1回の手間で済むという感じで、作業時間が驚くほど短縮されました」と技術部の主原暢 子氏。橋本氏も、「営業部の社員からは、自分の席で図面データを見ながらユーザーからの問い合わせなどに即応できるようになったということで、非常に喜ばれています」と、このシステムを高く評価。また、以前は基本的に誰でも図面データを閲覧することができましたが、新システムではアクセス権が設定され、認められた利用者以外は「保存・印刷」が行えないなど、セキュリティ面でも万全の対策が図られています。
